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Procédure de gestion des abandons et de relance systématique
Cette procédure formalise les mesures à mettre en œuvre pour prévenir les ruptures de parcours et favoriser l’engagement des bénéficiaires, conformément à l’indicateur 12 du critère 3 du RNQ.
1. Identification des signes de désengagement
L’objectif est de détecter rapidement tout risque de décrochage via :
- Suivi de l’assiduité : surveillance des absences et retards feuilles de présence.
- Observations : recueil régulier sur la participation, la motivation et les difficultés rencontrées.
- Alerte précoce : déclenchement de la procédure dès 2 absences non justifiées ou un signal de décrochage identifié.
2. Prise de contact et relance
Une procédure progressive est mise en place pour relancer le bénéficiaire :
Calendrier des relances
| Étape | Délai | Action | Objectif |
|---|---|---|---|
| Premier contact | Jour 1 | Appel, e-mail ou SMS pour connaître les raisons de l’absence et rappeler l’importance de la présence. | Établir un premier contact et consigner l’échange dans le registre des relances. |
| Relance 1 | J+3 | Envoi d’un e-mail ou courrier de relance. Proposition d’un rendez-vous pour identifier les causes. | Obtenir une réponse ou une reprise. |
| Relance 2 | J+7 | Réitération de l’appel et envoi d’une convocation écrite à un entretien (présentiel ou à distance). | Briser le silence persistant. |
| Relance 3 | J+14 | Envoi d’un avis de mise en demeure avant exclusion, avec rappel des possibilités d’accompagnement. | Dernière tentative avant clôture. |
Registre des relances
Modèle de registre des relances
| Bénéficiaire | Date de contact | Mode de contact | Motif du décrochage identifié | Actions et décisions prises | Prochaine relance prévue |
3. Entretien de diagnostic et accompagnement
Un accompagnement personnalisé est proposé pour comprendre et résoudre les difficultés.
Organisation de l’entretien
- Planifier un rendez-vous (présentiel ou visioconférence) avec le bénéficiaire.
Évaluation des besoins
- Adapter la formation : durée, rythme, modalités (présentiel, distanciel, support individualisé).
- Mettre en place un accompagnement spécifique :
- Tutorat, coaching, soutien pédagogique.
- Médiation sociale ou orientation vers un service externe (assistante sociale, conseiller emploi).
- Pour les personnes en situation de handicap (PSH) : vérifier et ajuster les aménagements.
Plan d’actions
- Définir des mesures correctives (réaménagement du planning, séances de rattrapage, aide matérielle, etc.).
- Fixer une date de suivi pour évaluer l’efficacité des mesures.
4. Suivi et documentation
Traçabilité des actions
- Compléter le carnet de rendez-vous avec :
- Dates, actions entreprises, commentaires du bénéficiaire, décisions.
- Conserver les preuves de relances (e-mails, courriers, SMS) dans le dossier du bénéficiaire.
Statistiques et analyse
- Mettre à jour régulièrement les statistiques sur :
- Taux d’abandon.
- Causes identifiées.
- Actions mises en œuvre.
- Utiliser ces données pour ajuster les modalités d’accompagnement et prévenir les abandons futurs.
5. Spécificités pour les formations en alternance et les CFA
Coordination avec l’entreprise
- Organiser des rencontres régulières entre l’apprenant, le tuteur/maître d’apprentissage (en cas de stage en entreprise) et le formateur.
- Vérifier la cohérence entre les missions en entreprise et les objectifs de la formation.
Accompagnement renforcé
- Prévenir ou résoudre les difficultés sociales et matérielles en lien avec le Service Public de l’Emploi (SPE).
- Aider activement à la recherche d’un nouvel employeur si nécessaire.
6. Clôture de la procédure
Retour à la formation
- Si reprise du parcours : noter la date et assurer un suivi rapproché pendant plusieurs sessions.
Abandon confirmé
- Documenter le motif et informer les parties prenantes (financeur, entreprise, …).
- Mettre à jour les statistiques et analyser les causes pour intégrer un plan d’amélioration continue.
Annexes
Carnet de rendez-vous / Suivi personnalisé
Modèle de carnet de suivi
| Bénéficiaire | Date de rendez-vous | Participants | Sujet abordé / Difficultés identifiées | Actions convenues | Date de suivi |